NHỮNG RỦI RO GẶP PHẢI KHI SỬ DỤNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN BẰNG EXCEL

Các khách sạn có quy mô vừa và nhỏ rất hạn hẹp chi phí trong việc quản lý khách sạn nên đa số vẫn còn sử dụng Excel để quản lý, lưu trữ toàn bộ dữ liệu khách hàng. Excel là công cụ dễ sử dụng, đơn giản kèm theo đó cũng mang lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Khi quy mô khách sạn ngày càng mở rộng, số lượng khách hàng ngày một tăng lên khiến việc quản lý bằng phần mềm excel sẽ không đáp ứng được hoàn toàn tất cả yêu cầu của doanh nghiệp, có thể gây phát sinh nhiều vấn đề mà doanh nghiệp cần phải đối mặt.

quan ly hang hoa hieu qua 1

Sau đây là những rủi ro mà doanh nghiệp sẽ gặp phải khi sử dụng phần mềm Excel để quản lý khách sạn:

Độ bảo mật thấp

Toàn bộ thông tin khách hàng được lưu trữ trong một file excel không hề có tính năng bảo mật là một rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Dữ liệu, thông tin khách hàng dễ bị sao chép, đánh cắp, có thể làm doanh nghiệp đánh mất nhiều khách hàng hiện tại cũng như khách hàng tiềm năng vào tay đối thủ cạnh tranh.

Dữ liệu không tập trung

Khi doanh nghiệp quản lý bán hàng bằng excel, mỗi nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp quản lý một nhóm khách hàng bằng các file excel khác nhau, làm cho dữ liệu bị phân tán, không thống nhất. Nếu có yêu cầu cần tổng hợp toàn bộ dữ liệu thì sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức để nhân viên có thể hợp nhất dữ liệu ở các file excel lại với nhau. Việc truy xuất báo cáo chi tiết còn tốn nhiều thời gian hơn nữa. Điều này gây ra nhiều khó khăn cho nhà quản trị, đặc biệt trong việc hoạch định các chiến lược bán hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Hạn chế về tính năng sử dụng

Excel chỉ đơn thuần là một trang tính để thống kê, tính toán dữ liệu, còn các tính năng bổ sung như thông báo, nhắc nhở các cuộc gọi, lịch hẹn với khách hàng thì excel hoàn toàn không có. Excel cũng không thể giúp lập hoá đơn dựa trên dữ liệu sẵn có hoặc liên kết với các thiết bị bán hàng. Việc theo dõi đơn hàng, lịch sử khách hàng, cũng như tiến độ làm việc của nhân viên sẽ phải thực hiện độc lập với excel, từ đó làm giảm hiệu quả của bộ phận bán hàng. Ngoài ra, việc cập nhật thường xuyên thông tin về khách hàng, về đơn hàng cũng tốn nhiều thời gian, do excel không có tính năng cập nhật dữ liệu tự động.

Hiệu quả quản lý thấp

Excel không hỗ trợ bộ phận bán hàng trao đổi thông tin trực tiếp, do đó khả năng tương tác kém là không thể tránh khỏi. Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp các báo cáo tức thời không thể thực hiện ngay lập tức mà mất rất nhiều thời gian (như báo cáo bán hàng, báo cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, theo mặt hàng, theo nhân viên bán hàng…). Từ đó, nhà quản trị khó có thể theo dõi, kiểm soát và đánh giá liên tục hiệu quả làm việc của nhân viên bộ phận bán hàng, gây nên sự chậm trễ trong việc ra quyết định, lên kế hoạch quản trị.

ky nang lap bao cao cong viec

Với những khách sạn có nhiều dịch vụ khác nhau, quy mô phòng nhiều, lượng khách hàng thường xuyên cao thì việc quản lý bằng excel chắc chắn sẽ không đáp ứng được hoàn toàn yêu cầu của doanh nghiệp, khi theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp bằng excel sẽ nhận thấy thông tin dữ liệu rời rạc, thiếu logic và khó theo dõi. Thay vì sử dụng phần mềm excel để quản lý khách sạn thì doanh nghiệp đầu tư cho khách sạn mình một phần mềm quản lý khách sạn để phòng tránh những rủi ro xảy ra đối với doanh nghiệp.

AlphaPMS là giải pháp tích hợp đa kênh vào phần mềm quản lý khách sạn PMS, giúp việc bán phòng trên OTAs (Agoda, Trivago, Expedia, Hotels.com, Ebooks, Booking.com) của khách sạn gần như tự động và tối đa công suất, tiết kiệm thời gian vận hành giúp loại bỏ các bước xử lý thủ công gây tốn kém thời gian và nhân lực.

Để biết rõ thông tin chi tiết về phần mềm quản lý khách sạn AlphaPMS bạn có thể truy cập: https://alphapms.asia/

ALPHAPMS TRỰC THUỘC CÔNG TY ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ ALPHAGROUP

Địa chỉ: Block1- Tầng trệt Tòa Nhà Thanh niên 41 Cách Mạng tháng 8, P. Thới Bình, Ninh Kiều, Tp. Cần Thơ.

Phone: 0835799997 (Hotline)

Website: https://alphapms.asia/

Email: pms@alphasoftware.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/alphapms.asia

Tin tức liên quan:

Tin tức

ĐỂ TRỤ VỮNG GIỮA MÙA DỊCH KHÁCH SẠN CẦN THÍCH NGHI LINH HOẠT NHẤT CÓ THỂ

Tin tức

NHỮNG RỦI RO GẶP PHẢI KHI SỬ DỤNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN BẰNG EXCEL

Tin tức

SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN THEO THÁNG – BƯỚC ĐI NHỎ NHƯNG LỢI ÍCH LỚN

Tin tức

7 LỢI ÍCH KHÔNG THỂ BỎ QUA MÀ CÔNG NGHỆ MANG LẠI CHO NGÀNH KHÁCH SẠN

Tin tức

BẠN ĐÃ BIẾT NHỮNG LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN CHƯA?

Tin tức

OTA LÀ GÌ? VAI TRÒ CỦA OTA TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH KHÁCH SẠN

Tin tức

CÓ NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN MIỄN PHÍ KHÔNG

Tin tức

BÁN PHÒNG KHÁCH SẠN ONLINE – BÁN PHÒNG ĐA KÊNH VÀ NHỮNG LƯU Ý

Tin tức

CÁCH QUẢN LÝ KHO KHÁCH SẠN HIỆU QUẢ: THỦ CÔNG HAY PHẦN MỀM?

Tin tức

VẬN HÀNH KHÁCH SẠN VỚI CHI PHÍ THẤP THỜI COVID?

Tin tức

LÀM THẾ NÀO ĐỂ KHÁCH SẠN SỐNG SÓT VÀ PHỤC HỒI SAU ĐẠI DỊCH COVID-19?

Tin tức

KHÁCH SẠN TRONG TƯƠNG LAI SẼ TRÔNG NHƯ THẾ NÀO?

Tin tức

VÌ SAO BẠN NÊN LỰA CHỌN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN?

Tin tức

TẠI SAO CẦN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN THAY VÌ SỬ DỤNG EXCEL